Hogyan foglaljuk egy hotel teljes életét egy vállalatirányítási szoftverbe?

Egy hotel élete egészen másképp fest kívülről és belülről.

Mit lát a vendég?

Valahányszor egy szállodában töltök néhány napot, mindig jó érzésem támad, hogy szépen berendezett, gondosan kitakarított szoba fogad. Otthonosan megvetik az ágyamat. Előkészítik a törülközőt, fürdőköntöst, szappant, hajszárítót. Odafigyelnek arra, mikor nem tartózkodom a szobában, hogy rendbe hozzák, ami elkoszolódott, rendetlen lett utánam. Precízen számon tartják és pótolják, amit fogyasztok a minibáromból. Csupa finomságokkal várnak az étteremben akár naponta háromszor is. Bárt üzemeltetnek, hogy az esti órák is kellemesen telhessenek. Fenntartják a wellness részleget, hogy a kikapcsolódásomra feltegyék a koronát. Konferenciatermeket és -helyszíneket rendeznek be és tartanak karban, hogy mindenféle létszámú és célú üzleti csoportok igényeit kielégítsék. Ráadásul számtalan programmal is kedveskednek külön a kisgyermekes vendégeknek, a kamaszoknak, a nászutasoknak, a fiataloknak, a nyugdíjasoknak. A borimádóknak, az édesszájúaknak, a kenyérsütés szerelmeseinek, a virágok rajongóinak, a kézművesség hobbistáinak, és még sorolhatnánk a végtelenségig. Ez mind-mind nagyon kellemesen fűszerezi az üdülés vagy épp az üzleti út élményeit.

Mik a belső szervezők feladatai?

Na de hogy néz ki mindez belülről? Számon kell tartani a hotel működésének minden területét, hogy ne torkolljanak követhetetlen káoszba a mindennapok. Fontos, hogy a vendégek számára láthatatlan maradjon a színfalak mögött zajló minden szervezés. Azaz: még véletlenül se szembesüljenek azzal, hogy porszem került a gépezetbe, ami számukra bizonyosan valami tapasztalható kellemetlenségként nyilvánulna meg.

Először is: nyilván kell tartani a szálloda dolgozóit. Ki mikor végzi a munkáját, mik a feladatai, melyik részlegbe van beosztva, milyen megállapodott bérrel és milyen egyéb feltételekkel szerződött le vele a munkáltató. Továbbá: a vendégek előzetes foglalásával, helyszíni regisztrációjával és tartózkodásuk alatt felmerülő minden kéréssel és teendővel nagyon érzékenyen és nagy fokú odafigyeléssel kell bánni. Mégiscsak az ő elégedettségük a végső cél.

Ezeken kívül kulcsszerepet játszik a hotel sikeres megítélésében a konyha és az étterem kifogástalan működése. Ehhez elengedhetetlen egy raktárirányítási szoftvermodul, ami segít a beszerzések menedzselésében. Ez főként a nagy létszámú vendégkapacitású szállodák esetében életbevágó, ahol mázsányi élelmiszer alapanyagokat használnak fel a vendéglátás során nap mint nap.

Végül: fontos adatbázisba foglalni a hotel életében közreműködő külső partnereket. Az étkeztetés alapanyagainak beszállítóit, a törülközők, ágyneműk, terítők és hasonló termékek forgalmazóit, a wellness berendezésének szakszerű karbantartóit. De kulcsfontosságú megemlítenünk az üzleti programok lebonyolításában együttműködő szervezőket is, hiszen egy valamire való hotel rendelkezik saját bejáratott csapatépítő stábbal is az ilyen céllal idelátogató csoportok számára.

Még kellemesebb, de annál összetettebb területet is figyelembe véve: egy esküvő lebonyolítása például a szálloda minden egységétől és külsős csapatoktól egyaránt intenzív, ugyanakkor tökéletes összhangban és rendkívül rugalmasan végzett munkát követel meg. És akkor nem is beszéltünk még a számtalan más kiegészítő programról, melyek különböző életkori és/vagy érdeklődésű vendégcsoportokat céloznak meg, és szintén szakterületenként más-más partnerek közreműködését igényli. A teendők és feladatok listája szinte végtelenségbe nyúlik az előkészületek során, a nagy esemény napján pedig eléri csúcspontját a felkészültség, rendezettség és szervezettség igénye. Mindez elképzelhetetlen szakszerű és korszerű informatikai nyomon követés nélkül.

Hogyan lehetséges mindezt rendszerbe foglalni?

Sehogy másképp, mint egy személyre szabott vállalatirányítási szoftver segítéségével. Angol mozaikszóval ezt erp rendszer névvel illetik, ami szó szerint annyit jelent, hogy vállalati erőforrás tervezés. Az uzletiszoftver.com weboldalt azért hozták létre, hogy a vállalatokat segítsék az ideális programcsomagok kiválasztásában. Ezek segítségével automatizálhatják belső folyamataik nagy részét, így rengeteg időt és energiát, azaz pénzt spórolhatnak meg. Ráadásul magának a szoftvernek a kiválasztásában is nyugodtan rájuk hagyatkozhatnak, hiszen a különböző fejlesztők minden termékével tökéletesen tisztában vannak. Az igények felmérése után magabiztosan tudnak ajánlást tenni, ami bizonyosan kiszolgálja az adott vállalat működési területeinek mindegyikét. Teszik ezt ráadásul teljesen díjmentesen, ugyanis a működésüket a szoftvergyártó cégek által kínált jutalékokból fedezik. Nagyon felszabadító, hogy ezért a minőségi szolgáltatásért nem kell fizetni!

Lássuk, hogyan fest a tanácsadási-kiválasztási folyamat részleteiben!

Ha például egy hotel ügyintézője a számára ideális erp rendszer után kutat, első lépésként felveszi a kapcsolatot az uzletiszoftver.com-mal. Kitöltheti a webes felület űrlapját, vagy telefonon is jelentkezhet az első alkalommal. Röviden elég felvázolni az igényeket, a vállalat működési folyamatait. Az uzletiszoftver.com munkatársai sokrétű tapasztalataiknak köszönhetően percek alatt leszűkítik a rendelkezésre álló programok körét azokra, melyek egyáltalán szóba jöhetnek az adott helyzetben.

Az uzletiszoftver.com majdnem 400 szoftvergyártó céggel ápol szoros együttműködést, így garantálják, hogy ténylegesen meg fogják találni a tökéletes megoldást minden vállalat mindenféle igényeire. Miután elkészült a háttérkutatás, a szoftverszakértő és az ügyfél konzultációt tart, melyen együttesen mérlegelik a lehetőségeket. Közösen értékelik az előnyöket és az esetleges hátrányokat, így pontosan kiderül, a rendelkezésre álló verziók közül melyik lesz az ideális.

Ez a menet igencsak egyszerűnek tűnhet az avatatlan szemlélő számára. A döntés súlya azonban szinte felmérhetetlen, emiatt kritikus fontosságú a tanácsadó szakértelme. A vállalatok ugyanis jó esetben 5-10 évre elköteleződnek egy adott erp rendszer használata iránt. Ennyire hosszú távra kell tervezni ennek az elhatározásnak a következményeivel. Ezek fényében már érthető, hogy miért emeli ki az uzletiszoftver.com azt az öt iránymutatási szempontot, melyek mentén folynia kellene a szoftver kiválasztási folyamatának. Ha az uzletiszoftver.com-ot választja az ügyfél, garantáltan nem fog az itt felvázolt hibákba beleesni.

1. Vegyünk figyelembe elegendő szempontot!

A szoftverforgalmazóknak az ügyféltől konkrét követelményeket kell kapniuk, nem pedig csupán homályosan megfogalmazott elképzeléseket. Éppen ezért a tanácsadó nem elégszik meg azzal, ha csak néhány fős delegáció tárgyal velük a kiválasztási folyamat során. Elvárják, hogy az adott vállalat minden működési területét képviselje 1-2 vezető és alkalmazott is, hogy a munkafolyamatok minden mélységének rejtélyeibe be tudják avatni az uzletiszoftver.com tanácsadóját. Így egy hotel esetében a delegációba bekerül a menedzsereken kívül egy recepciós, egy pincér, a konyhai vezető séf, egy szobaszervizes csapatvezető, a wellness részleg munkatársai, a rendezvényszervezésért felelős munkatárs és a karbantartó csapat képviselője is. Minél szélesebb skálát átlátnak és át tudnak adni a folyamatok közül, annál sikeresebb lesz a megfelelő erp rendszer kiválasztása. A bemeneti információkból követelménydokumentumot hoznak létre, a kiválasztási folyamatot ennek mentén terelik tovább.

2. Az ajánlatkérés a forgalmazók felé a megfelelő információmennyiséggel

Fontos a pontosan megfelelő mennyiségű információ bekerülése az ajánlatkérésbe. Egyrészt azért, hogy a túl kevés információ megadása azt okozhatja végeredményképp, hogy a kiválasztott megoldás végül nem fogja lefedni az összes felmerülő nagyobb követelményterületet. Másrészt, ha túl bőséges az infóáradat, kizárásra kerülhetnek olyan lehetőségek, melyek némi személyre szabással egyébként alkalmasakká válhattak volna az ügyfél számára. Az uzletiszoftver.com mint tanácsadó ezt a lépést is megspórolja az ügyfélnek, hiszen annak nem kell közvetlenül kapcsolatba lépnie a forgalmazókkal.

3. Ha az ügyfél nem megfelelő ajánlások szerint hoz döntést

A tanácsadó közreműködése nélkül folytatott választási folyamatban előfordulhat, hogy az ügyfél olyan információforrásokra hagyatkozik, melyek szakmailag nem hitelesek. Egy másnál tökéletesen működő szoftver a mi cégünknél nem biztos, hogy megfelelő. Ezért érdemes a professzionális, elfogulatlan uzletiszoftver.com szolgáltatásait igénybe venni, hogy a valóban ideális megoldás születhessen az erp rendszer kiválasztásakor.

4. El kell gondolkodni a közeljövő szervezeti változásairól is

A követelménydokumentumban benne foglaltatnak olyan szempontok is, melyek nem csupán a vállalat jelenlegi szervezeti rendszerét tükrözik. Ehelyett figyelembe vesznek olyan potenciális területeket is, melyeket az ügyfél az elkövetkező években fejleszteni kíván vagy létre szeretne hozni. Például egy feltörekvő hotel ötéves tervei között szerepelhet wellness részleg megnyitása, így az erp rendszerrel szemben támasztott követelményeknek ezt az opciót is érinteniük kell.

5. Olcsó húsnak időnként híg a leve

Ha több lehetőség is megfelelőnek tűnik első ránézésre, a részletes átbeszélésük során nem szabad pusztán anyagi megfontolásból dönteni. Könnyen megeshet, hogy némi többletráfordítás a kezdeti költségekben vagy akár a későbbi fenntartási díjakban bőven megtérül a hatékonyabbá váló szervezeti folyamatok miatt.

Mindezen szempontok figyelembe vételével dolgozik az uzletiszoftver.com. Az a hotel, mely e csapat tapasztalataira hagyatkozva, díjmentes szolgáltatásukat igénybe véve választja ki az erp rendszerét, hónapokig tartó keresgéléstől és a téves döntés kockázatától egyaránt megkíméli magát.